Comment faire une quittance de loyer

Une quittance se rédige en cinq minutes, à condition de ne rien oublier. Mentions obligatoires, gratuité, envoi par email, paiement partiel : le mode d'emploi complet.

En résumé : une quittance de loyer atteste que le locataire a payé son loyer et ses charges pour une période donnée. Elle est gratuite, se délivre après encaissement, et doit distinguer le montant du loyer de celui des charges. Vous êtes tenu de la transmettre dès que le locataire la demande — article 21 de la loi du 6 juillet 1989.

Quittance de loyer : ce que dit exactement la loi

L'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 pose trois règles simples, et c'est tout ce qu'il faut retenir :

• Le bailleur est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. L'obligation naît de la demande, mais rien ne vous empêche — et tout vous conseille — de l'envoyer spontanément chaque mois.
• La quittance porte le détail des sommes versées, en distinguant le loyer et les charges. Un montant global sans ventilation ne remplit pas la condition légale.
• Elle est gratuite. Aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire.

Les mentions obligatoires d'une quittance de loyer

La loi ne fixe pas un formulaire type, mais une quittance incomplète perd sa valeur de preuve. Voici ce qu'elle doit comporter.

• Vos coordonnées de bailleur : nom (ou dénomination de la SCI) et adresse. Si vous passez par un gestionnaire, ses coordonnées et sa qualité de mandataire.
• Les coordonnées du locataire : nom et prénom de chaque titulaire du bail.
• L'adresse complète du logement loué, avec le numéro d'appartement, l'étage ou le bâtiment s'il y a lieu.
• La période couverte : « loyer du mois de juillet 2026 », ou les dates exactes du 1er au 31 juillet 2026. C'est la mention que l'on oublie le plus souvent, et la plus importante.
• Le détail des sommes : montant du loyer hors charges, montant des provisions pour charges, total. Séparés, pas fondus.
• La date et le mode de paiement : virement, prélèvement, chèque, espèces — avec la date d'encaissement effective.
• La date d'établissement de la quittance et votre signature (manuscrite, scannée ou électronique).

Modèle de quittance de loyer à recopier

Le squelette minimal, à adapter :

1. En-tête — Nom et adresse du bailleur, puis nom et adresse du locataire.
2. Titre — « Quittance de loyer — mois de juillet 2026 ».
3. Corps — « Je soussigné(e) [nom], propriétaire du logement situé [adresse complète], déclare avoir reçu de [nom du locataire] la somme de [total] €, au titre du loyer et des charges de la période du [date] au [date], et lui en donne quittance sous réserve de tous mes droits. »
4. Détail — Loyer hors charges : [montant] € · Provisions pour charges : [montant] € · Total : [montant] €.
5. Paiement — « Réglé par virement le [date]. »
6. Pied — Fait à [ville], le [date d'établissement]. Signature.

La formule « sous réserve de tous mes droits » n'est pas obligatoire, mais elle est utile : elle évite qu'une quittance pour juillet soit lue comme une renonciation à réclamer un arriéré de mars.

Peut-on envoyer la quittance par email ?

Oui — c'est même la norme aujourd'hui. La loi ALUR du 24 mars 2014 a complété l'article 21 : avec l'accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance.

« Exprès » veut dire explicite et traçable. Deux façons propres de l'obtenir :

• Une clause ou une case dédiée dans le bail, signée en même temps que le reste.
• Un email du locataire, conservé, confirmant qu'il accepte de recevoir ses quittances par voie électronique.

Sans cet accord, le locataire peut exiger un envoi papier. Le format PDF est de loin le plus sûr : non modifiable à la volée, lisible partout, archivable.

Le cas du paiement partiel : reçu, pas quittance

Votre locataire devait 850 €, il en a versé 400. Vous ne délivrez pas de quittance : l'article 21 prévoit qu'en cas de paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu.

La différence n'est pas cosmétique. La quittance éteint la dette pour la période visée ; le reçu se borne à constater la somme reçue et laisse le solde exigible. Rédigez donc : « Reçu de [nom] la somme de 400 €, à valoir sur le loyer de juillet 2026 d'un montant de 850 €. Solde restant dû : 450 €. »

Si les paiements partiels se répètent, vous n'êtes plus dans un incident mais dans un impayé installé. Notre article Loyer impayé : que faire, étape par étape déroule la marche à suivre.

Combien de temps faut-il conserver les quittances ?

Côté locataire, l'usage est de garder ses quittances pendant toute la location et au moins trois ans après le départ. Côté bailleur, la même durée est un minimum de prudence : l'article 7-1 de la loi de 1989 enferme les actions dérivant du contrat de location dans un délai de prescription de trois ans, à compter du jour où l'on a connu ou dû connaître les faits. L'action du bailleur en révision du loyer obéit à un délai plus court : un an à compter de la date de révision prévue au bail.

Automatiser plutôt que de recommencer chaque mois

Une quittance par mois et par bien, c'est douze documents par an et par locataire — à rédiger, vérifier, envoyer, archiver. C'est exactement le genre de tâche qui se fait très bien toute seule, et très mal à la main un dimanche soir.

Loqia génère la quittance à la date de votre choix, avec vos coordonnées, le détail loyer/charges et votre signature, l'envoie par email au locataire et l'archive. Si le loyer n'est pas arrivé, l'envoi est suspendu — on n'atteste pas un paiement qui n'a pas eu lieu.

Questions fréquentes

La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

Elle n'est pas automatique : l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur à transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. En pratique, la plupart des bailleurs l'envoient chaque mois sans attendre la demande, car le locataire en a besoin comme justificatif de domicile.

Peut-on facturer une quittance de loyer au locataire ?

Non. La quittance est gratuite et aucuns frais de gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire. Une clause du bail qui prévoirait l'inverse serait réputée non écrite.

Peut-on envoyer une quittance de loyer par email ?

Oui, avec l'accord exprès du locataire. La loi ALUR de 2014 a ajouté à l'article 21 la possibilité d'une transmission dématérialisée de la quittance. Faites tracer cet accord, par exemple par une case cochée à la signature du bail ou un email de confirmation.

Que faire si le locataire n'a payé qu'une partie du loyer ?

On ne délivre pas de quittance, mais un reçu. L'article 21 impose au bailleur de remettre un reçu en cas de paiement partiel : il constate la somme réellement versée sans éteindre la dette pour le solde.

Quelle est la différence entre une quittance et un avis d'échéance ?

L'avis d'échéance est envoyé avant le paiement : il annonce la somme à régler. La quittance est envoyée après : elle prouve que le loyer a bien été payé. Envoyer une quittance avant d'avoir reçu l'argent revient à reconnaître un paiement qui n'a pas eu lieu.