Régularisation des charges locatives : le guide du bailleur
Provisions, décompte, justificatifs, prescription : la régularisation annuelle obéit à des règles précises que la plupart des bailleurs appliquent de travers. Le mode d'emploi, article par article.
Encaisser des provisions pour charges, c'est encaisser de l'argent qui n'est pas à soi. La régularisation annuelle n'est donc pas une formalité de fin d'année : c'est le moment où l'on rend des comptes, et la loi encadre précisément la manière de le faire.
L'essentiel tient dans l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Voici ce qu'il impose, et les erreurs qui coûtent le plus cher.
Provision ou forfait : le choix n'est pas libre
En location vide, les charges se règlent par provisions mensuelles, avec régularisation annuelle obligatoire. Le forfait n'est pas permis.
En location meublée et en colocation, le bailleur peut opter pour un forfait de charges. Il est alors définitif : ni régularisation, ni complément à réclamer si les dépenses réelles dépassent le forfait. C'est un pari, dans les deux sens.
Le décompte par nature de charges, un mois avant
L'article 23 impose au bailleur de communiquer au locataire, un mois avant la régularisation, le décompte par nature de charges. Dans les immeubles collectifs, il doit y ajouter le mode de répartition entre les locataires.
« Par nature » signifie poste par poste, pas un total global. Un décompte qui se résume à « charges 2025 : 1 240 € » ne satisfait pas au texte.
- Eau froide, eau chaude et assainissement.
- Chauffage collectif et production d'eau chaude.
- Électricité des parties communes.
- Ascenseur : électricité, entretien courant, menues réparations.
- Entretien des parties communes et espaces extérieurs.
- Enlèvement des ordures ménagères et taxe correspondante.
Les justificatifs : six mois, pas « sur demande »
Le texte est précis : les pièces justificatives sont tenues à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte. Ce n'est pas une faveur, et ce délai n'est pas négociable.
En immeuble collectif, le locataire peut demander à consulter les factures et les relevés de répartition du syndic. Le bailleur n'a pas à les lui envoyer, mais il doit organiser leur consultation.
- Joindre le décompte par nature au courrier de régularisation.
- Indiquer où et comment consulter les pièces, et jusqu'à quelle date.
- Répondre « les justificatifs sont disponibles sur demande » sans plus de précision.
- Refuser la consultation au motif que le locataire est parti.
Trois ans pour réclamer, pas un jour de plus
Les charges se prescrivent par trois ans. Passé ce délai, le bailleur ne peut plus rien réclamer — et le locataire non plus, s'il est en droit d'obtenir un remboursement.
Ce point rattrape beaucoup de bailleurs qui laissent filer deux ou trois exercices avant de faire leurs comptes. La régularisation tardive n'est pas seulement pénible à reconstituer : elle peut être partiellement forclose.
Le locataire est parti : ce qui change
Le départ du locataire ne fait pas disparaître la régularisation, mais il la croise avec les règles du dépôt de garantie, qui sont différentes.
| Situation | Délai applicable |
|---|---|
| État des lieux de sortie conforme à celui d'entrée | Dépôt restitué sous un mois |
| État des lieux de sortie non conforme | Dépôt restitué sous deux mois, retenues justifiées |
| Immeuble en copropriété | Provision de 20 % maximum conservée jusqu'à l'arrêté annuel des comptes, solde réglé dans le mois suivant l'approbation |
| Retard de restitution | Majoration de 10 % du loyer mensuel par mois de retard commencé |
En cas de désaccord
- Reprendre le décompte ensemble La plupart des litiges viennent d'un poste mal expliqué ou d'une clé de répartition incomprise, pas d'une mauvaise foi.
- Communiquer les pièces Un locataire qui voit les factures conteste rarement. Un locataire à qui on les refuse conteste presque toujours.
- Saisir la commission départementale de conciliation Gratuite, compétente en matière de charges, et bien plus rapide qu'un tribunal. Elle rend un avis qui suffit souvent à débloquer la situation.
- Le juge en dernier recours Le juge des contentieux de la protection est compétent. La prescription de trois ans continue de courir : ne laissez pas traîner.
Questions fréquentes
Dans quel délai faut-il régulariser les charges ?
Aucun délai maximal n'est fixé pour procéder à la régularisation elle-même, mais la créance se prescrit par trois ans. Au-delà, le bailleur ne peut plus réclamer le solde. Et lorsque la régularisation intervient après la fin de l'année civile suivant celle de l'exigibilité des charges, le locataire peut demander à étaler son paiement sur douze mois.
Le bailleur doit-il envoyer les justificatifs ?
Il doit communiquer le décompte par nature de charges un mois avant la régularisation, et tenir les pièces justificatives à disposition du locataire pendant six mois. Il n'a pas à les envoyer spontanément, mais il ne peut pas refuser leur consultation.
Que faire si le locataire conteste ?
La commission départementale de conciliation est compétente pour les litiges de charges et sa saisine est gratuite. C'est souvent plus rapide qu'un juge, et le passage devant elle est un préalable utile.
Peut-on passer d'une provision à un forfait ?
Le forfait de charges n'est possible qu'en location meublée et en colocation. En location vide, les charges se règlent par provisions avec régularisation annuelle obligatoire.
Que se passe-t-il si le bailleur ne régularise jamais ?
Le locataire peut réclamer le remboursement des provisions versées, faute de justification. L'absence de régularisation n'est pas un choix de gestion : c'est un manquement.